En rengøringsløsning tilpasset dig
Alle virksomheder er forskellige – og det er deres rengøringsbehov også. Nogle har brug for daglig rengøring af store kontorarealer, andre for ugentlig pleje af et mindre kontor, og atter andre har særlige ønsker som fx kvartalsvis hovedrengøring eller vinduespolering. Uanset hvad, er nøglen til at blive tilfreds med sin rengøringsservice at få et tilbud, der er skræddersyet til ens behov. Hvis tilbuddet er for generisk eller mangelfuldt, risikerer man enten at betale for meget for ydelser, man ikke har brug for – eller at stå med utilstrækkelig rengøring, fordi vigtige opgaver ikke var med. I dette indlæg guider vi dig igennem, hvordan du bedst griber processen an, så du får det helt rigtige tilbud på erhvervsrengøring til din virksomhed i første hug.
Find alt erhvervsrengøring fra CLEANN her
1. Kortlæg jeres behov og ønsker
Før I kontakter et rengøringsfirma for et tilbud, er det en god idé at gøre dit hjemmearbejde internt. Start med at spørge: Hvad har vi egentlig brug for? Lav en liste over de områder, der skal rengøres (kontorer, køkken/kantine, toiletter, reception, lager, trappeopgang osv.). Notér også hvor ofte I tænker, de skal rengøres. Har I områder, der kræver daglig fokus (fx toiletter og affaldstømning), mens andre måske kun behøver ugentlig rengøring (fx lagerrum)? Tænk også over sæsonvariation: Er der perioder med ekstra behov, fx vinter (mere snavs trækkes ind) eller før store kundebesøg/events? Overvej desuden om der er særlige opgaver, I ønsker inkluderet: Vinduespudsning (hvor tit?), gulvbehandling, tæpperens, opfyldning af håndsæbe/papir, planteservice – alt det, som kunne være relevant. Jo mere klart I har jeres behov, desto nemmere kan I formidle det. Involver eventuelt medarbejdere eller kontorets brugere: De ved ofte, hvor “skoen trykker” (måske er der klager over køleskabet aldrig bliver renset, eller at der er støvet på høje skabe). En intern behovsafklaring sikrer, at I får et tilbud, hvor intet væsentligt er overset.
2. Vælg de rigtige kandidater og indhent flere tilbud
Nu hvor I har jeres behov på plads, er næste skridt at kontakte rengøringsfirmaer. Det kan være fristende bare at gå med den første og bedste leverandør, men det betaler sig at indhente flere tilbud – gerne tre forskellige – for at kunne sammenligne. Udvælg nogle firmaer, der har et godt ry, gerne med erfaring inden for jeres branche eller lokalområde. I København og omegn kan det være en fordel at vælge en leverandør, der allerede dækker jeres område (så I ved, de kan rykke ud fleksibelt, og at transporttid ikke fylder for meget i prisen). Når I kontakter firmaerne, giv dem de væsentlige informationer fra jeres behovsliste. De fleste firmaer vil så tilbyde at lave et møde eller besøg for at se lokalerne – sig ja tak til det, for et onsite besøg giver det mest præcise tilbud. Under besøgene kan I også få et indtryk af firmaets professionalisme: Møder de op til tiden? Stiller de de rigtige spørgsmål? Er de lydhøre over for jeres ønsker? Det er alle små signaler om, hvordan samarbejdet vil være.
3. Brug en online prisberegner som første pejlemærke
Flere rengøringsfirmaer – herunder CLEANN – tilbyder i dag en online prisberegner. Det er et værktøj, hvor I kan indtaste oplysninger om jeres kontor (areal, rum, ønsket frekvens osv.) og få en indikation af prisen med det samme. Dette kan være en rigtig god første pejlemærke, især hvis I er helt på bar bund omkring, hvad rengøring koster. Ved at lege med parametrene i prisberegneren kan I se, hvordan prisen ændrer sig, hvis I fx går fra ugentlig til 2 gange ugentlig rengøring, eller hvis I tilføjer ekstra opgaver som vinduespudsning. Det kan hjælpe jer med at ramme et niveau, I er komfortable med, inden I får de endelige tilbud. Husk dog, at beregneren giver et overslag – det er ikke bindende, og den tager måske ikke højde for alle detaljer i jeres specifikke lokaler. Derfor skal den bruges vejledende. Fordelen er, at I kan bruge resultatet til at have en kvalificeret dialog med leverandøren: “Jeres beregner viser ca. X kr. pr. måned; ligger det deromkring for vores behov?”. Hos CLEANN har vi gjort det nemt at få et hurtigt prisestimat online, men vi følger altid op med en personlig gennemgang, før det endelige tilbud laves – for netop at sikre, at det matcher virkeligheden 100%.
Indhent et skræddersyet tilbud fra CLEANN her
4. Gennemgå tilbuddet punkt for punkt
Når I modtager et tilbud (eller flere), så tag jer tid til at læse det grundigt igennem. Et godt tilbud på erhvervsrengøring skal være tydeligt og specificeret. Tjek om alle de områder og opgaver, I nævnte, er kommet med. Står der hvor tit de gøres rene? Er der angivet hvad prisen inkluderer – fx rengøringsmidler, kørsel, udstyr? Nogle firmaer inkluderer alt i prisen, mens andre har ekstra gebyrer (for f.eks. materialer eller administration). Hos CLEANN praktiserer vi fuld gennemsigtighed, så vores tilbud klart angiver alle poster, og I ved præcis, hvad I betaler for. Se også efter fleksibilitet: Er tilbuddet bundet op på en fast aftale med binding, eller kan det justeres efter behov? Vi anbefaler at vælge en leverandør, der kan tilpasse sig løbende – måske får I brug for mere rengøring senere, eller måske kan det skrues ned i perioder; det skal gerne kunne lade sig gøre uden problemer. Hvis I har spørgsmål eller noget er uklart i tilbuddet, så tøv ikke med at spørge leverandøren. Det er bedre at få alt på det rene fra start end at opdage misforståelser senere. Et tilbud skal føles som en skræddersyet plan, hvor I kan nikke ja til hvert punkt og sige: “Det er lige præcis det, vi har brug for.”
5. Det personlige møde – en afstemning af kemi og forventninger
Inden I accepterer et tilbud, kan det være en rigtig god idé at tage et møde eller en snak med det firma, I hælder mest til (hvis I har indhentet flere). Udover de kolde facts og tal i tilbuddet er mavefornemmelsen også vigtig. Rengøring er en løbende service, og der skal være tillid og god kommunikation. Stil jer selv spørgsmålene: Virker firmaets repræsentant kompetent? Forstår de jeres ønsker? Er de nemme at få fat på, hvis I har ændringer eller problemer? Tal eventuelt om, hvordan opstarten vil foregå, hvem der bliver jeres faste kontaktperson, og hvordan de følger op på kvaliteten. Det er også relevant at høre, hvordan de håndterer situationer som sygdom (har de afløsere, så I ikke står uden rengøring en dag?), og om de har nøgleprocedurer (sikkerhed, alarm osv.) på plads. Hos CLEANN gennemgår vi altid disse punkter med nye kunder – det giver tryghed på begge sider, at alt praktisk er aftalt. Et tilbud der matcher jeres behov handler nemlig ikke kun om pris og antal rengøringstimer; det handler lige så meget om at sikre, at samarbejdet kører glat. Når kemien og tilliden er på plads, og papirarbejdet stemmer, så har I opskriften på en vellykket rengøringsaftale.
Læs også: Hvad koster erhvervsrengøring i København?
6. Justering undervejs – vær ikke bange for at tilpasse aftalen
Selv det bedst tilpassede tilbud kan have brug for ændringer over tid. Virksomheder udvikler sig – måske får I flere medarbejdere og mere aktivitet, som kræver ekstra rengøring, eller måske skærer I ned på fysiske kvadratmeter og har mindre behov. Det vigtige er at have en leverandør, hvor I løbende kan justere aftalen. En god rengøringspartner vil forstå dette og være fleksibel. Aftal gerne fra starten, at I efter fx 3 eller 6 måneder tager en evaluering: Fungerer planen? Er der noget, der skal gøres oftere eller sjældnere? På den måde sikrer I, at aftalen altid afspejler det aktuelle behov. I CLEANN kontakter vi typisk nye kunder efter den første måned for at høre, om alt lever op til forventningerne, og om der er justeringer, der skal til. Ofte er det småting, men de kan gøre en stor forskel i tilfredsheden. Husk: det tilbud I fik, er ikke hugget i sten for evigt; det er en start på et samarbejde, som gerne skulle vare længe, og som begge parter skal være glade for. Så åben dialog og tilpasning er nøglen.
Konklusion:
For at få et tilbud på erhvervsrengøring, der virkelig matcher jeres behov, skal I kombinere forberedelse med dialog. Ved at vide præcis hvad I har brug for, vælge de rigtige leverandører at tale med, bruge værktøjer som prisberegner til indledende research, og så sikre at tilbuddet er detaljeret og klart, er I allerede godt på vej. Tilsæt en portion sund skepsis (tjek referencer og stil spørgsmål) og en portion tillid til mavefornemmelsen – så står I med den rigtige aftale. Når I har fundet den rette partner, vil I opleve, at erhvervsrengøring bliver noget, I ikke skal tænke over i hverdagen – I vil bare mærke resultatet: et rent, indbydende og velfungerende arbejdsmiljø. Det er dét, et godt tilbud kan føre til. Så tøv ikke med at tage fat i os hos CLEANN, hvis I vil prøve processen af – vi lover at lytte og skræddersy et tilbud, der giver mening for jer. People first, planet always – og kunderne i centrum. Det er vores tilgang til både tilbudsgivning og den daglige service. Held og lykke med at finde det perfekte match til jeres rengøringsbehov!
